CONTOH SOALAN DAN JAWAPAN KISSM: Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi menguruskan penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang berbeza mengikut peringkat keselamatannya berdasarkan Arahan Keselamatan

KOMPONEN III

(Arahan Perkhidmatan & Arahan Keselamatan)Tugasan 3Soalan 3A

a. Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi menguruskan penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang berbeza mengikut  peringkat keselamatannya berdasarkan Arahan Keselamatan.

Ketua Jabatan bertanggungjawab terhadap keselamatan di jabatan di bawahkawalannya termasuklah keselamatan maklumat-maklumat serta dokumen-dokumen pentingdan rasmi. Oleh itu, Ketua Jabatan haruslah mengambil langkah-langkah mematuhi ArahanKeselamatan supaya pengurusan dokumen terperingkat adalah terkawal dan kebocoran rahsiakerajaan dapat dielakkan. Ini termasuklah mengemukakan.laporan kepada PegawaiKeselamatan Kerajaan yang berperanan menasihat, membantu, menjalankan pemeriksaan dan penyiasatan keselamatan di semua jabatan secara bebas apabila dikehendaki.

Bagi penghantaran dalam sesebuah pejabat, pengurusan penghantaran dokumenterperingkat dibuat menerusi fail terperingkat di antara penjawat awam yang diberi kebenaranuntuk mencapai dokumen tersebut. Selain penjawat awam ini, Ketua Jabatan juga bolehmemberi kebenaran kepada penjawat lain untuk mengurus penghantaran dalam sesebuah pejabat melalui peti atau beg berkunci. Ketua Jabatan juga bertanggungjawab untuk memastikan penghantaran atau pergerakan fail dibuat melalui Pendaftaran Rahsia iaitu satusistem bagi menerima, memproses, menyimpan, dan menghantar dokumen terperingkat di bahagian berasingan daripada dokumen tidak berperingkat

Bagi penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan, kawasan atau bandar yang sama , Ketua Jabatan haruslah memastikan bahawa dokumen semua peringkat, kecuali dokumen TERHAD, dihantar menerusi sistem satu lapis sampul surat melalui peti atau beg berkunci ataupun menerusi sistem dua lapis sampul surat melalui Utusan Selamat. DokumenTERHAD bolehlah dihantar melalui pos tidak berdaftar manakala dokumen tidak terhad boleh dihantar melalui pos biasa atau cara lain yang sesuai. Di samping itu, sebarang prosesmembawa dokumen terperingkat yang  SULIT  dan TERHAD  ke luar pejabat haruslahdiluluskan kebenarannya oleh Ketua Jabatan.

Pengurusan penghantaran dokumen terperingkat ke lain-lain tempat di Malaysia, contohnya ke satu bandar atau negeri yang lain, memerlukan kawalan keselamatan yang lebihketat. Ketua Jabatan haruslah memastikan bahawa pengurusan penghantaran tersebut adalahmengikut prosedur yang telah ditetapkan iaitu menggunakan perkhidmatan Semboyan atauUtusan Selamat untuk dokumen RAHSIA BESAR dan perkhidmatan Semboyan atau PosBerdaftar A. R. untuk dokumen RAHSIA atau SULIT. Bagi dokumen TERHAD, KetuaJabatan bolehlah meluluskan penghantaran melalui pos biasa.

Akhir sekali, Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa sebarang penghantarankepada penerima di luar negara adalah menggunakan sistem dua lapis sampul surat dandihantar kepada Pendaftar Rahsia, Kementerian Luar Negeri, ataupun KLN. Di KLN, sampulsurat dalam akan dihantar dengan kaedah khas ke tempat tujuan di luar negara. Sekiranya penghantaran maklumat terperingkat melalui telefon telegraf dan perkhidmatan capaian tanpawayar atau

wireless ingin digunakan, Ketua Jabatan perlulah mendapat kebenaran daripadaKetua Pegawai Keselamatan Kerajaan terlebih dahulu

b. Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya tidak berlaku kebocoran.

Dokumen terperingkat ialah dokumen yang mengandungi maklumat dan perkararasmi yang perlu diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan. Berbeza dengandokumen tidak terperingkat yang juga mengandungi maklumat rasmi, dokumen terperingkatditanda dengan peringkat keselamatan sama ada RAHSIA BESAR, RAHSIA, SULIT, ataupun TERHAD. Walaupun tidak bertanda, dokumen tidak terperingkat tetap perlu diberi perlindungan keselamatan secukupnya atas dasar ³Hak Kerajaan´.

Jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat yang pertama ialah sistem satu lapissampul surat yang dihantar melalui peti atau beg berkunci.  Sampul ini hendaklah ditandadengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, dan nama serta alamat penerima. Sebelumsampul dihantar kepada penerima, ia haruslah dimeteri dengan meteri pejabat yangmenghantarnya.

Yang kedua ialah sistem dua lapis sampul surat yang tidak dihantar melalui petiatau beg berkunci. Sama dengan sistem satu lapis sampul surat, sampul surat dalamharuslah ditanda dengan peringkat keselamatan, nombor rujukan, dan nama serta alamat penerima, dan dimeteri dengan meteri pejabat. Setelah itu, sampul surat dalam inidimasukkan ke dalam sampul surat kedua yang ditulis nama dan alamat penerima dan digam.

Selain itu, penghantaran dokumen terperingkat juga boleh dilakukan melalui sistempeti atau beg berkunci. Sesebuah jabatan atau organisasi yang menggunakan perkhidmatanini akan dibekalkan dengan dua kunci keselamatan. Kunci yang pertama dipegang oleh pejabat yang menghantar manakala kunci yang kedua pula dipegang oleh pejabat menerima

Akhir sekali, Utusan Selamat juga merupakan salah satu jenis sistem penghantarandokumen terperingkat. Penghantaran dokumen boleh dilakukan sama ada melalui SemboyanTentera, pemandu kapal terbang dari Tentera Udara Diraja Malaysia (TUDM) atau MalaysiaAirlines System Berhad (MAS), ataupun melalui seseorang yang dibenarkan melihat perkaraterperingkat iaitu dokumen yang dihantar. Selain daripada itu, cara-cara lain yang sesuai yangdibenarkan oleh Ketua Jabatan juga boleh digunakan selepas dipersetujui oleh PegawaiKeselamatan Kerajaan.